Voici quelques informations sur la migration en M57 qui a été effectuée cette année avec l'accompagnement des intervenants de la société Ciril.

Contexte :

Nous avons migré 4 budgets, le budget principal de la Ville et celui de l’Agglomération, le budget annexe Ville CMR et celui le budget annexe Agglo, Zones Activités Economiques

Cette migration est effective depuis le 1 janvier 2021.

Les phases de la  migration ont débutées en février 2020, pour une ouverture des budgets 2021 début juillet.

La migration de nos 3 AP-CP a été effectuée en septembre 2020.

La migration des immobilisations a été effectuée en avril 2021.

Points nécessitants une attention particulière

• La transposition des comptes : nous avons utilisé des fichiers excel pour définir les correspondances pour les budgets principaux. Pour les budgets annexes avec peu d’imputations, nous avons travaillé directement dans le module correspondance des comptes. Puis Ciril a importé ces fichiers dans Civil. Travail facilité par les options d’excel copier, coller, filtres….

       Le traitement est plus facile avec excel qu’avec l’outil de correspondance de Civil.

       Cette étape a nécessité beaucoup de temps,

       Mais, nous avons profité de la migration pour apporter des changements sur les codes gestionnaires et les codes services.

• L’impact sur la préparation budgétaire 2021 : les intervenants de Ciril, nous ont mis en place des étapes spécifiques pour récupérer les informations des années précédentes en appliquant les correspondances des comptes M57, avec les nouvelles imputations. Exemple :@BUPN1= le budget N-1, @REAN1= réalisé N-1, @REAN2= réalisé N-2…

Lorsque l’on génère ces étapes, il faut vérifier que toutes les écritures sont bien prises en compte et ne mettre des dates de fin qu’au 1^er janvier suivant ou transposer le compte avec l’outils transferts de compte dans sécurité.

Exemple : Les comptes qui avaient une date de fin pendant l’année 2020, ne sont pas recréés sur 2021, donc ne sont pas récupérés dans les étapes spécifiques N-1.

Nous avons encore ce même problème sur la préparation budgétaire de l’année 2022, nous avons dû générer des étapes spécifiques pour les informations de l’année -2.

• La préparation budgétaire, la saisie des bons de commande et des engagements et la validation des factures sont décentralisées dans les services de nos collectivités. Le service financier a effectué de nombreuses réunions pour présenter les modifications liées au passage en M57, et un accompagnement est toujours effectué pour la préparation du budget 2022. Avant 2021, seul les bons de commande étaient vérifiés et visés par le service budget et comptabilité. Afin d’accompagner les services et leurs référents comptables, nous avons mis en place le Workflow pour les engagements directs.

• L’impact sur les applications transverses : Il est nécessaire d’effectuer dans les applications qui sont interfacées avec civil finances le changement des imputations. Ces applications n’ont pas toujours la notion d’exercice, ce qui oblige à effectuer la modification juste après la dernière interface de 2020.

Points que nous avons demandés des améliorations par Ciril

• Nous utilisons un paramétrage des nomenclatures d’achat par nature, ce paramétrage est associé à une norme comptable. Le transfert du paramétrage de la nomenclature achat de la  norme M14 vers la norme M57 n’est pas prévu dans la migration.

• Dans les tables des éléments officiels, des fonctions, rubriques et sous rubriques, il reste des éléments qui ne font pas partis de la norme M57. Ces éléments peuvent être utilisés lors de la création des imputations, ce qui est très gênant. En M57 la fonction a utilisé est la fonctionnelle la plus détaillée, pourtant Civil n’a aucune sécurité et des comptes ont été créés avec une fonction restreinte. Les natures ne peuvent pas être déclinées plus que la nomenclature officielle pourtant, il est possible de créer des natures et des imputations avec des natures déclinées.